Datenschutzrichtlinie

RODO

Datenschutzrichtlinie

 

Zur Sicherstellung der Transparenz und Zuverlässigkeit der durch unsere Gesellschaft geführten Verarbeitungsprozesse personenbezogener Daten veröffentlichen wir nachstehend die bei DEFRO Sp. z ograniczoną odpowiedzialnością Sp. komandytowa mit Sitz in Warszawa geltenden Regeln zum personenbezogenen Datenschutz gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung) – im Weiteren DSGVO (Amtsblatt der EU L Nr. 119, S. 1). In unserer Tätigkeit legen wir viel Wert auf die Fragen bezüglich der Verarbeitung personenbezogener Daten und des Datenschutzes nicht nur wegen der auf uns ruhenden rechtlichen Pflicht, sondern hauptsächlich wegen unser Achtung vor der Privatsphäre anderer Personen und weil wir überzeugt sind, dass es zum wesentlichen Bestandteilen einer guten Zusammenarbeit, des Vertrauensaufbaus und der Image unserer Firma gehört.

 

 

Inhaltsverzeichnis

  1. VERANTWORTLICHER
  2. ZWECK DER DATENVERARBEITUNG
  3. ADRESSATEN DER DATENÜBERMITTLUNG
  4. DATENÜBERMITTLUNG AN DRITTLÄNDER
  5. AUTOMATISIERTE VERARBEITUNG VON PERSONENBEZOGENEN DATEN
  6. RECHTE DER BETREFFENDEN PERSONEN IM BEREICH DATENVERARBEITUNG

 

1. VERANTWORTLICHER

Verantwortlicher für den Schutz personenbezogener Daten ist DEFRO Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Spółka komandytowa mit Sitz in Warszawa, ul. Solec 24/253, 00-403 Warszawa – im Weiteren DEFRO.  Verantwortlicher ist jene Person, Stelle, Behörde oder Einrichtung, die über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

In allen Angelegenheiten im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten wenden Sie sich bitte schriftlich an die vorgenannte Adresse oder auch per E-Mail an den in unserer Firma benannten Datenschutzbeauftragten (IOD) unter iod@defro.pl

 

2. ZWECK DER DATENVERARBEITUNG

Die Firma DEFRO ist einer der größten Herstellungsbetriebe der Zentralheizung-Feststoffkessel in Europa. Im Zusammenhang mit unserem Geschäft verarbeiten wir personenbezogene Daten für folgende Zwecke:

ZWECK DER VERARBEITUNG

RECHTSGRUNDLAGE

UND AUFBEWAHRUNGSDAUER

Abschluss und Ausführung eines Vertrags mit Kunden oder Geschäftspartner

Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und f DSGVO (als rechtmäßig begründetes Interesse des Verantwortlichen gilt die Kontaktaufnahme mit Mitarbeitern des Kunden/Geschäftspartners im Rahmen der zum Abschluss oder zur Ausführung des Vertrag ergriffenen Maßnahmen)

Während der vertraglichen Laufzeit und ihrem Ablauf – bis zum Ablauf der vertraglichen Anspruchsfisten gemäß dem Bürgerlichen Gesetzbuch und sonstigen Vorschriften.

Feststellung, Geltendmachung und Verteidigung der Ansprüche

Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO (als rechtmäßig begründetes Interesse des Verantwortlichen gilt die Ergreifung von Maßnahmen zur Geltendmachung und Verteidigung der Ansprüche – in diesem Bereich werden die Daten der Kunden/Geschäftspartner und ihrer Mitarbeitet gespeichert)

Bis zum rechtmäßigen Verfahrensabschluss im Zusammenhang mit Geltendmachung und Verteidigung der Ansprüche oder – beim Vollstreckungsverfahren – bis zur endgültigen Befriedigung der geltend gemachten Ansprüche. Falls die Geltendmachungsfrist der Ansprüche kürzer als die Aufbewahrungsfrist der Abrechnungsnachweise für die Steuerzwecke ist, werden diese Nachweise von DEFRO bis zur Erfüllung der Steuer- bzw. Buchhaltungspflicht (5 Jahre nach Jahresabschluss, in dem das Ereignis mit steuerlichen Folgen stattgefunden hat) aufbewahrt.

Abwicklung der Mängelrügen und Beanstandungen

Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und f DSGVO – als rechtmäßig begründetes Interesse der DEFRO gilt die Ergreifung der Maßnahmen zur Prüfung der Reklamationen, darunter Kontaktaufnahme mit Kunden/Geschäftspartner oder ihren Mitarbeitern  sowie Speicherung der Telefongespräche zur telefonischen Bedienung der auf diesem Wege gerichteten Anzeigen.

1 Jahr nach Ablauf der Gewährleistungsfrist oder Prüfung/Verrechnung der Reklamation.

Archivierung der vertraglichen Nachweise, darunter Verrechnungsnachweise

Art. 6 Abs. 1 Buchst. c und f DSGVO

Bis zum Erfüllen der einzelnen Rechtspflichten von DEFRO im Zusammenhang mit Aufbewahrung von Nachweisen, deren Aufbewahrung durch die gesetzlichen Vorschritten nicht direkt geregelt ist, werden durch die zur möglichen Geltendmachung der Ansprüche gemäße dem rechtmäßig begründeten Interesse des Verantwortlichen aufbewahrt.

Marketingmaßnahmen ohne elektronische Kommunikationsmittel im Sinne des Gesetzes über die elektronische Leistungserbringung und des Gesetzes Telekommunikationsrecht.

Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO – als rechtmäßig begründetes Interesse gilt die Ergreifung von Maßnahmen durch DEFRO zur Förderung ihrer Geschäftstätigkeit.

Bis zur Einspruchserhebung im Sinne von Art. 21 DSGVO und bis zu Ihrem Widerruf der Einwilligung auf beliebige Art und Weise.

Marketingmaßnahmen mit elektronischen Kommunikationsmitteln im Sinne des Gesetzes über die elektronische Leistungserbringung und des Gesetzes Telekommunikationsrecht, davon insbesondere durch E-Mail, SMS, direkter Telefonanruf

Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO

Bis zum Widerruf der Einwilligung für diese Maßnahmen, die Sie zuvor bewilligt haben. Nach dem Widerruf der Einwilligung werden diese Daten für die Nachweiszwecke der ggf. durchgeführten Prüfungen oder der daraus geltend gemachten Ansprüche – d.h. max. 6 Jahr ab dem Widerruf der Einwilligung – verarbeitet.

Qualitätsbewertung der Leistungserbringung

Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO – als rechtmäßig begründetes Interesse des Verantwortlichen gilt die Durchführung der Qualitätsbewertung, Markt- und Bedarfsuntersuchung.

Bis zum Widerruf der Einwilligung, jedoch nicht länger als 1 Jahr nach Erhalt der jeweiligen Bewertung.

Geländeüberwachung von DEFRO zur Sicherstellung des Personen- und Vermögensschutzes sowie der Datensicherheit.

Art. 6 Abs. 1 Buchst. c und f DSGVO

Die gespeicherten Bildaufnahmen werden bis max. 3 Monate aufbewahrt. Als Ausnahme gilt die Bildaufnahme mit der Beweiskraft in einem von Strafverfolgungs-/Justizbehörden geführten Verfahren (in diesem Fall bis zum rechtskräftigen Verfahrensabschluss oder bis zur Einspruchsprüfung).

Bewerbungsverfahren

Art. 6 Abs. 1 Buchst. a und c DSGVO -

Bis zum Abschluss des Bewerbungsverfahrens fier eine betreffende Stelle und bei der Einwilligung des/des Bewerbers/-in auf die Verarbeitung seiner/ihrer Daten für andere Zwecke – nicht länger als 12 Monate.

Verwaltung mit Personalressourcen – Führung der Arbeitnehmerakte, Lohnverrechnungen und Erfüllen von sonstigen Pflichten des Verantwortlichen im Zusammenhang mit der Aufnahme des Arbeitsverhältnisses der Mitarbeit mit natürlichen Personen

Art. 6 Abs. 1 Buchst. a, b, c und f DSGVO und art. 9 Abs. 2 Buchst. b DSGVO

Bis zum Erfüllen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von Personenakten – über 50 Jahre und im Verhältnis mit Arbeitnehmerakten, die nach 1. Januar 2019 eingestellt werden – über 10 Jahre nach Auflösung oder Anlauf des Arbeitsverhältnisses. Unberührt davon sind eingegangene Arbeitsverhältnisse vor dem 1. Januar 2019, als DEFRO die Erklärung über die beabsichtigte Einreichung der Datenberichte für alle in dieser Periode eingestellten Arbeitskräfte und Auftragnehmer, soweit DEFRO diese Berichte tatsächlich einreicht.

Im Bereich zivilrechtlicher Verträge – sie werden bis zum Ablauf der gesetzlich geregelten Fristen zur Geltendmachung der daraus resultierenden Ansprüche aufbewahrt. Bei sonstigen Unterlagen, deren Aufbewahrungsdauer ungeregelt ist, wie Personenankte, werden sie durch eine kürzere Zeit, d.h. zum Beispiel bis zum Widerruf der Einwilligung aufbewahrt.

Im Bereich der Datenverarbeitung aufgrund der Einwilligung – bis zum Widerruf dieser Einwilligung durch den Mitarbeiter, z.B. für die Verarbeitung einer Fotografie.

 

Je nach dem Verarbeitungszweck kann die Angabe personenbezogener Daten eine gesetzliche, vertragliche oder zum Vertragsabschluss erforderliche Pflicht darstellen. In dem Bereich, in dem Sie die Leistungen der Fa. DEFRO beanspruchen wollen, wird die Datenangabe zum Vertragsabschluss und auch zur Ausführung der gesetzlichen Pflichten durch DEFRO erforderlich. Fehlende Datenangabe kann den Vertragsabschluss verhindern. In allen sonstigen Verarbeitungszwecken anhand der Einwilligung ist die Datenangabe freiwillig. Fehlende Datenangabe kann die Nichtausführung der entsprechenden Maßnahmen durch DEFRO in dem Umfang, in dem Sie die Datenangabe verweigert haben, verhindern. Ihre Einwilligung kann jederzeit ohne Einfluss auf die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung, die aufgrund Ihrer vorherigen Einwilligung vor dem Widerruf erfolgte, zurückgenommen werden.

 

3. ADRESSATEN DER DATENÜBERMITTLUNG

Ihre Daten können von DEFRO folgenden Personen, Stellen, Einrichtungen oder Behörden offenbart werden:

  • Wirtschaftseinheiten oder natürlichen Gewerbetreibenden, die mit DEFRO im Bereich Leistungserbringung für die Kunden zusammenarbeiten oder DEFRO dabei unterstützen, davon insbesondere im Bereich Montage- und Serviceleistungen;
  • Wirtschaftseinheiten, die mit DEFRO im Bereich Consulting zusammenarbeiten, davon insbesondere Rechtsanwaltskanzleien, Audit-, Schulungs- und Beratungsfirmen;
  • Wirtschaftseinheiten, die DEFRO im Bereich Geschäftstätigkeit unterstützen, davon insbesondere Zulieferer von externen IT-Systemen, Marketingagenturen usw.;
  • Kreditanstalten im Bereich Verrechnungen;

Personenbezogene Daten dürfen auch Staats­- und sonstigen berechtigten Behörden aufgrund anwendbarer und einschlägiger Rechtsvorschriften offenbart werden.

 

4. DATENÜBERMITTLUNG AN DRITTLÄNDER

DEFRO verarbeitet die Daten ausschließlich auf dem EU-/EWR-Gebiet. Sie werden an Drittländer nicht übermittelt.

 

5. AUTOMATISIERTE VERARBEITUNG VON PERSONENBEZOGENEN DATEN

Ihre personenbezogenen Daten unterliegen im Sinne von DSVGO weder einer automatisierten Verarbeitung, noch einem Profiling.

 

6. RECHTE DER BETREFFENDEN PERSONEN IM BEREICH DATENVERARBEITUNG

Jeder Person, deren Daten verarbeitet werden, steht das Recht auf Zugang, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung oder Datenübertragbarkeit nach den in Art. 12-23 DSGVO genannten Fällen zu.

Darüber hinaus steht jeder Person, deren Daten durch DEFRO verarbeitet werden, das Recht auf die Widerrufseinlegung an die Aufsichtsbehörde, die in Polen der Vorsteher der Datenschutzbehörde (UODO) darstellt. Mehr Informationen zur Datenschutzbehörde und zur Widerrufseinlegung finden Sie unter www.uodo.gov.pl

 

Wir hoffen, dass wir durch die Vermittlung dieser Informationen unsere Regeln und Bedürfnisse im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten erläutert haben. Nochmals weisen wir daraufhin, dass bei jeglichen Fragen am besten unseren Datenschutzbeauftragten unter iod@defro.pl anzuschreiben.  

Mit freundlichen Grüßen

DEFRO

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